Reflecţii pe marginea activităţii de marketing la DIB ULIM

Abstract

Competiţia de piaţă, cererea de informaţie, precum şi alte provocări ale mediilor interne şi externe impun necesitatea de a implementa o nouă metodă în activitatea bibliotecară – marketingul. Marketingul este definit ca un proces social, de relaţie a cererii cu oferta, precum şi drept o funcţie managerială a organizaţiei moderne. Pornind din domeniul economic, ideile marketingului se răsfrâng şi asupra serviciilor şi organizaţiilor non-profit, inclusiv şi asupra activităţii bibliotecilor. Marketingul non-profit este adresat celor două părţi implicate: beneficiarilor şi finanţatorilor (identificarea şi evaluarea cerinţelor beneficiarilor, stabilirea unor servicii pentru ei, identificarea potenţialilor finanţatori şi donatori etc.). O varietate a marketingului non-profit este marketingul de bibliotecă. Necesitatea adaptării tehnicilor de marketing la contextul particular al activităţilor de bibliotecă, duce la schimbare şi este un imbold transformator şi de adaptare a ofertei documentare la cerinţele beneficiarilor. Propagarea marketingului duce la creşterea necesităţii de a utiliza şi desigur de a plăti pentru serviciile furnizate, de a înţelege valoarea organizaţiei , urmând creşterea nivelului de susţinere a instituţiei. Practica actuală a instituţiilor bibliotecare sugerează, că marketingul este o componentă esenţială a oricărui plan al organizaţiei. Marketingul permite ameliorarea serviciilor de documentare în măsura, în care ele reuşesc să pună în acord utilizatorul şi cerinţele lui cu serviciile oferite. În acest sens marketingul ţine cont de : cunoaşterea cerinţelor de informare; adaptarea la cerinţele propriu zise; publicitate.Este important să reţinem, că politica de marketing a unei instituţii se înscrie în direcţia realizării misiunii şi obiectivelor strategice, misiunea reprezentând cartea de vizită a bibliotecii în comunitatea universitară). Activitatea de marketing la Departamentului Informaţional Biblioteconomic ULIM ţine de impunerea imaginii, stimularea intenţiilor de colaborare şi oferirea serviciilor informaţional – bibliotecare (gratuite şi servicii comerciale). Acordarea serviciilor gratuite şi diversificarea sortimentului lor este un credo al DIB ULIM. Serviciile non-profit pot fi împărţite în două grupe: orale şi scrise. Serviciile orale reprezintă o activitate orientată în vederea formării imaginii, promovării spaţiilor funcţionale, resurselor documentar – informaţionale, serviciilor prestate şi a condiţiilor de acces. Succesul Relaţiilor cu publicul este determinat de faptul în ce măsură imaginea creată este confirmată prin activitatea curentă de servire şi în ce măsură obligaţiunile declarate corespund realizărilor concrete. Pentru a obţine o imagine benefică a bibliotecii, Relaţiile cu publicul au datoria de a respecta anumite reguli şi mijloace de colaborare. Regulile pot fi următoarele: colaborarea se întreţine în contextul intereselor şi competenţei partenerilor de afaceri; relaţiile se stabilesc pe un termen mai îndelungat; informaţia selectată este veridică şi obiectivă, confirmată prin activitatea cotidiană. Mijloacele de marketing, aplicate de Relaţiile cu publicul la DIB ULIM, pot fi evidenţiate după cum urmează: diversificarea serviciilor prestate; personificarea procesului de deservire a beneficiarului de către bibliotecari (fiecărui beneficiar - informaţia solicitată); examinarea cererilor şi a reclamaţiilor; promovarea tehnologiilor informaţionale în scopul lărgirii şi facilitării accesului la informare; orientarea beneficiarului spre utilizarea mai eficientă a surselor de informare şi documentare; actualizarea şi dezvoltarea în continuare a resurselor informaţionale şi documentare; aspectul atrăgător al bibliotecii (ambianţa confortabilă a sălilor de lectură etc.). În cadrul Departamentului Informaţional Biblioteconomic ULIM sunt oferite diverse genuri de servicii orale, cu conţinut de marketing: expoziţii de documente; prezentări de carte; întâlniri cu persoane notorii din domeniul culturii şi ştiinţei; organizarea orelor didactice cu destinaţie specială; organizarea excursiilor – panoramic pentru studenţii anului întâi cu scopul de a cunoaşte şi de a se orienta în spaţiile funcţionale ale DIB ULIM, serviciile prestate şi condiţiile de acces la resursele documentar – informaţionale; organizarea manifestărilor ştiinţifice (conferinţe, sesiuni, susţinerea tezelor de licenţă şi de doctor etc.) în colaborare cu alte structuri universitare, Dintre serviciile scrise, oferite şi utilizate de către DIB ULIM, pot fi specificate: elaborarea şi promovarea în comunitatea universitară (şi cea profesională) a documentelor strategice şi de ordin conceptual (direcţii strategice de activitate a DIB ULIM, programe anuale, rapoarte şi altele); elaborarea şi mediatizarea documentelor de reglementare (ROF, condiţii de acces la resursele DIB ULIM etc.); pagina WEB a DIB ULIM; reclama; sponsorizarea (în bază de proiecte, contracte etc.). Primele două servicii scrise ţin de interesul clienţilor, dar mai ales de cel al comunităţii profesionale. Prin intermediul serviciilor nominalizate sunt promovate experienţele reprezentative, realizările, orientările strategice profesionale. Pagina WEB a DIB ULIM este o modalitate avantajoasă graţie oferirii informaţiei operative, flexibilităţii, posibilităţi de accesare nelimitată în timp, spaţiu şi cantitate. Reclama de bibliotecă (acest serviciu poate fi oferit şi oral: anunţuri la radioul Universităţii, prezentări etc.). Reclama scrisă are drept scop impunerea imaginii profesionale a DIB ULIM, serviciilor şi produselor oferite, în scopul informării beneficiarilor şi stimulării cererii la produsele şi serviciile oferite. Reclama de bibliotecă este divizată în: reclama din interiorul bibliotecii (destinată prioritar studenţilor şi cadrelor didactice ULIM); externă (destinată preponderent potenţialilor beneficiari). Reclama externă, scrisă ţine de articole în publicaţii de specialitate (publicate de către colaboratorii DIB ULIM ) în revista „Pro Libris”, „Gazeta bibliotecarului”, „Universiras”, ,,Symposia Professorum,, Seria Biblioteconomie, panouri, afişe) şi în mass media (prezentate de specialişti ori alte persoane). În relaţiile cu mass media DIB ULIM este deschis, oferind informaţia relevantă vizavi de activităţi, servicii, strategii, condiţii de servire. Reclama internă scrisă poate fi sub forma materialelor promoţionale, ce pot fi consultate în spaţiile funcţionale ale DIB ULIM. În sub ordinea DIB ULIM se află trei săli de lectură şi mediateca, fiecare sală găzduieşte în incinta sa un anumit gen de literatură respectiv sânt oferite aceste materiale pentru o orientare în colecţiile de documente. De asemenea materialele promoţionale oferă informaţia despre bazele de date ce pot fi accesate, informaţiile utile pentru a consulta documentul necesar, grija pentru noii beneficiari, accesare documentelor ne tradiţionale(SD,DVD) şi informaţie generală despre DIB ULIM. DIB ULIM are ca scop prioritar acordarea gratuită a serviciilor, dar oferă şi servicii comerciale, ce sunt suplimentare şi nu influenţează activitatea de bază a acestuia. Sponsorizarea, în general, reprezintă o acţiune benevolă întreprinsă de mecenaţi, din anumite considerente: recunoştinţă pentru colaborare, conştiinţă civică, proiecte de colaborare cu alte instituţii asemănătoare sau participare la concursuri cu caracter deschis în presă, donaţii. Putem fi mândri, că DIB ULIM a beneficiat de anumite granturi, pe bază de concurs cu caracter deschis şi anume: megaproiectul Puşkin, programul Courants du Monde (sprijinit de Alianţa Franceză), proiectul TEMPUS-TACIS „Library Training in Moldova”, proiecte în cadrul Programului Informaţional al Fundaţiei Soros – Moldova, proiect „Achiziţii de documente pentru bibliotecile universitare” (sprijinit de către Agenţia Universitară Francofonă). DIB ULIM a beneficiat şi de anumite donaţii din partea Ambasadei SUA, Ambasadei Austriei, Ambasadei Kazahstanului şi altor factori (de exemplu, donaţii individuale). S-a constatat, că principiile marketingului sunt conştientizate de către profesionişti şi aplicate în viaţa bibliotecilor. El apare ca o necesitate şi un instrument managerial, fiind considerat drept soluţie de optimizare a activităţii bibliotecii. Aplicarea marketingului e binevenită în condiţiile actuale, sporind atenţia factorilor ce condiţionează activitatea bibliotecilor. În acelaşi timp instituţia bibliotecară trebuie să demonstreze adaptibilitate, flexibilitate, transformarea mentalităţii, schimbarea atitudinii în raport cu beneficiarii.

Market competition, the demand for information, and other internal and external challenges necessitate the implementation of a new method in library activities—marketing. Marketing is defined as a social process that connects demand with supply, as well as a managerial function within modern organizations. Originating in the economic field, marketing concepts have extended to nonprofit services and organizations, including library activities.

Nonprofit marketing targets two key parties: beneficiaries and funders (identifying and assessing the needs of beneficiaries, establishing services for them, identifying potential funders and donors, etc.). A specific type of nonprofit marketing is library marketing. The need to adapt marketing techniques to the specific context of library activities drives change and acts as a transformative force, aligning the documentary offerings with the needs of the beneficiaries.

The spread of marketing increases the need to use and, of course, pay for the services provided, to understand the value of the organization, and consequently to increase institutional support. Current library practices suggest that marketing is an essential component of any organizational plan. Marketing enables the improvement of documentary services to the extent that they can align users' needs with the services offered.

In this context, marketing takes into account:

understanding information needs; adapting to actual needs; advertising. It is important to note that a library's marketing policy aligns with its mission and strategic objectives, with the mission representing the library's business card within the academic community.

The marketing activities at the Library and Information Department of ULIM involve establishing the institution's image, stimulating collaboration intentions, and offering informational-library services (both free and commercial). Providing free services and diversifying their range is a credo of ULIM's Library and Information Department.

Nonprofit services can be divided into two categories: oral and written. Oral services represent activities aimed at building the library's image, promoting functional spaces, documentary-information resources, provided services, and access conditions. The success of Public Relations is determined by the extent to which the created image is confirmed by current service activities and the extent to which declared obligations match concrete achievements.

To achieve a beneficial image for the library, Public Relations must adhere to certain collaboration rules and methods. These rules may include:

collaboration is maintained within the context of partners' interests and competence; relationships are established for a longer term; selected information is truthful and objective, confirmed by daily activities. The marketing methods applied by Public Relations at ULIM's Library and Information Department can be highlighted as follows:

diversification of provided services; personalization of the service process by librarians for each beneficiary (providing the requested information); examining requests and complaints; promoting information technologies to broaden and facilitate access to information; guiding beneficiaries towards more efficient use of information and documentation resources; continuously updating and developing information and documentary resources; enhancing the library's appearance (comfortable reading rooms, etc.). Within the Library and Information Department at ULIM, various types of oral services with marketing content are offered, such as:

document exhibitions; book presentations; meetings with notable figures from culture and science; organizing special-purpose teaching sessions; organizing panoramic tours for first-year students to familiarize themselves with ULIM's Library and Information Department's functional spaces, provided services, and access conditions to documentary-information resources; organizing scientific events (conferences, sessions, thesis defenses, etc.) in collaboration with other university structures. Among the written services provided and utilized by ULIM's Library and Information Department, the following can be specified:

developing and promoting strategic and conceptual documents within the academic and professional communities (strategic directions of ULIM's Library and Information Department, annual programs, reports, etc.); developing and publicizing regulatory documents (rules of procedure, access conditions to ULIM's Library and Information Department resources, etc.); the ULIM Library and Information Department's website; advertising; sponsorship (based on projects, contracts, etc.). The first two written services concern the interests of clients, particularly the professional community. Through these nominated services, representative experiences, achievements, and strategic professional orientations are promoted.

The website of ULIM's Library and Information Department is an advantageous tool due to its provision of up-to-date information, flexibility, and unlimited accessibility in terms of time, space, and quantity. Library advertising (which can also be provided orally: announcements on the University's radio, presentations, etc.) aims to establish the professional image of ULIM's Library and Information Department, the services, and products offered to inform beneficiaries and stimulate demand for the products and services provided.

Library advertising is divided into:

internal advertising (primarily aimed at ULIM students and teaching staff); external advertising (primarily aimed at potential beneficiaries). External written advertising includes articles in specialized publications (published by ULIM's Library and Information Department collaborators) in magazines such as "Pro Libris," "Gazeta bibliotecarului," "Universiras," "Symposia Professorum" (Library Science Series), posters, and in mass media (presented by specialists or other persons). In relations with the media, ULIM's Library and Information Department is open, providing relevant information regarding activities, services, strategies, and service conditions.

Internal written advertising can take the form of promotional materials that can be consulted in ULIM's Library and Information Department's functional spaces. The Library and Information Department includes three reading rooms and a media library, each hosting a specific type of literature, and these materials are offered to help navigate the document collections. Promotional materials also provide information about databases that can be accessed, useful information for consulting the necessary document, care for new beneficiaries, access to non-traditional documents (CD, DVD), and general information about ULIM's Library and Information Department.

The primary goal of ULIM's Library and Information Department is to provide free services, but it also offers commercial services that are supplementary and do not affect its core activity. Sponsorship, in general, represents a voluntary action undertaken by benefactors for various reasons: gratitude for collaboration, civic consciousness, collaboration projects with similar institutions, or participation in open competitions in the press, donations. We can be proud that ULIM's Library and Information Department has benefited from certain grants through open competition, namely: the Pushkin mega-project, the "Courants du Monde" program (supported by the French Alliance), the TEMPUS-TACIS "Library Training in Moldova" project, projects under the Information Program of the Soros Foundation - Moldova, the "Document Acquisition for University Libraries" project (supported by the Francophone University Agency). ULIM's Library and Information Department has also benefited from certain donations from the U.S. Embassy, the Austrian Embassy, the Kazakh Embassy, and other entities (e.g., individual donations).

It has been observed that marketing principles are understood by professionals and applied in library life. It emerges as a necessity and a managerial tool, being considered a solution for optimizing library activities. Applying marketing is welcome in the current conditions, increasing attention to the factors that influence library activities. At the same time, the library institution must demonstrate adaptability, flexibility, transformation of mentality, and a change in attitude towards beneficiaries.